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Wie globale Datenschutzgesetze CFOs auf die Probe stellen

Für Unternehmen nimmt die Liste der Vorschriften von Jahr zu Jahr an Größe und Komplexität zu. CFOs stellen sich dieser Herausforderung mit ihrem Fachwissen, dem von externen Beratern, und schließlich auch mit Blick auf die Talentakquise. Sind diese Vorschriften nur eine Hürde, die es zu überwinden gilt, oder eine echte Chance, den Geschäftsbetrieb zu straffen?

Die Zahl neuer Vorschriften für Unternehmen nimmt rasant zu. Die US-amerikanische Verwaltungsgesellschaft Thomas Risk Management Solutions hat einmal berechnet, dass es alle 12 Minuten einen neuen aufsichtsrechtlichen Hinweis gibt. Dadurch dürfte sicherstellt sein, dass Compliance noch auf absehbare Zeit auf der Agenda des CFOs stehen wird. Die europäische Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), die in diesem Jahr in Kraft tritt, ist das jüngste Beispiel für den regulatorischen Wirbelsturm, der Unternehmen auf der ganzen Welt mitreißt. Sie wird enorme Auswirkungen auf die EU haben, da Datenschutzverletzungen mit Bußgeldern in Höhe von 4% des Konzernumsatzes oder 20 Millionen Euro geahndet werden (je nachdem, welcher Betrag höher ist).

Komplexer und schwerer zu verstehen

Die für diese Studie befragten CFOs hielten die neue Datenschutzverordnung einstimmig für eine enorme Herausforderung, zumal andere Regionen derzeit ähnliche Gesetze entwickeln. „Es ist eine gewaltige Hürde, mit der alle derzeit zu kämpfen haben“, sagt Kelvin Stagg, Global CFO der PageGroup. „Der Rest der Welt bewegt sich in dieselbe Richtung: Auch in China wird bereits an einer entsprechenden Version gearbeitet.“

Es besteht kein Zweifel daran, dass der CFO im Unternehmen am besten in der Lage ist, die sich ständig ändernden Vorschriften in den Griff zu bekommen. Aber während der Druck immer weiter zunimmt, stellt sich die Frage: Wie? James Gregory, CFO des globalen Immobilienunternehmens JLL, erklärt: „Ob IFRS oder US GAAP – die Liste wird von Jahr zu Jahr länger und komplexer.“

Der Ingenieur: Lösungen zur Minimierung der Kosten

Darüber hinaus wirken sich die neuen Regelungen auf mehr als nur das Unternehmen aus, zumal eine Zuwiderhandlung die Glaubwürdigkeit gegenüber den Aktionären unmittelbar beeinträchtigen würde.

Hier kommt der CFO als Ingenieur ins Spiel: Bei diesem speziellen Ansatz ergreift der CFO die Initiative, um den richtigen Ansatz für den Umgang mit Compliance zu entwerfen und eine Lösung zu entwickeln, die die Unterstützung verschiedener Disziplinen erfordert: Finanzen, Rechnungswesen, Treasury, Verwaltung, Budgetierung und Planung.

„Compliance und die sich ändernden Vorschriften erfordern Mitarbeiter, die mehr über praktische Details wissen, die zur Erreichung von Compliance beitragen und die Fortschritte kompetent überprüfen und bewerten können“, erklärt Phil Dennis, CFO von BizSpace. In der Vergangenheit waren unsere Prozesse relativ vorschriftskonform, die Dokumentation hingegen bedurfte einer erhöhten Aufmerksamkeit. Inzwischen delegieren wir Aufgaben an die Mitarbeiter im Unternehmen, die näher am Geschehen sind, ohne dabei jedoch den Überblick zu verlieren.“

Der Wissenschaftler: Vertrautheit mit Sicherheitsfragen

Um vorschriftskonforme IT-Systeme zu gewährleisten, muss der CFO mit Sicherheitsfragen vertraut sein, idealerweise im Rahmen mehrerer Rechtssysteme – entweder durch enge Zusammenarbeit mit dem COO/CIO oder durch eine direkte Berichterstattung der Technologieabteilung an den CFO. Nicht nur die Systeme des Unternehmens, sondern auch die der Kunden und Lieferanten sollten regelmäßig auf Herz und Nieren geprüft werden. Dies ist ein schweres Unterfangen, das sich am besten für den technisch versierten Ansatz des Wissenschaftlers eignet.

Der Coach: Schaffung eines internen Bewusstseins

Es wäre jedoch kurzsichtig, das Thema Compliance ausschließlich aus technischer Sicht zu betrachten, argumentiert Phil Dennis: „In den letzten Monaten haben wir an der DSGVO, den verschärften Geldwäschevorschriften, den Richtlinien für Wirtschaftskriminalität und natürlich an Änderungen der IFRS gearbeitet. Für jeden dieser Bereiche mussten wir einen anderen Ansatz wählen. Zum Beispiel: Bei der DSGVO geht es nicht nur um IT, sondern auch um die Schaffung eines unternehmensweiten Bewusstseins, um Schulung und Einarbeitung.

“Als Befürworter von Veränderungen kann der CFO als Coach seine Sichtbarkeit innerhalb des Unternehmens nutzen, um die Unterstützung für diese Themen unter den Mitarbeitern zu stärken. In der Tat sieht James Gregory, CFO von JLL, eine entsprechende Schulung als eine der wichtigsten Prioritäten: „Die Herausforderung an das Kontrollteam lautet: Wie halten sie in einer von zunehmender Compliance-Regulierung geprägten Welt Schritt? Wie können sie Technologie besser nutzen, und wie können sie besser im Bereich Sozialkompetenz geschult werden? Da die Gesetze immer komplexer werden, müssen unsere Leute immer besser in der Lage sein, komplexe Sachverhalte auf einfache Art und Weise zu erklären.“

Der Pilot: Umwandlung von Vorschriften in Wettbewerbsvorteile

Auch wenn viele CFOs Vorschriften nur als Aufwand für das Unternehmen betrachten, können eine korrekte Planung und präzise Umsetzung zu einer Geheimwaffe im Wettbewerb mit Konkurrenten werden. Wenn administrative Turbulenzen drohen, ist ein Pilot in der Lage, die Gesamtsituation im Auge zu behalten und das Thema Compliance in einen Wettbewerbsvorteil zu verwandeln.

Shane Kelly, CFO des Immobilieninvestors Gazeley erklärt: „Da wir uns im Besitz eines opportunistischen Fonds befunden haben, sind die Themen Governance und Compliance für uns schon seit einiger Zeit von entscheidender Bedeutung. Infolgedessen verfügen wir über einen wirklich guten Hausjuristen, der diese Aspekte bereits beherrscht und den Rest unseres Unternehmens kompetent darüber aufklärt. Heute gehen wir sehr viel bewusster an die Verwaltung und Meldung personenbezogener Daten heran.“

Die wichtigsten Punkte

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) wird in diesem Jahr eine der größten Herausforderungen im Bereich Compliance darstellen. Ähnliche Initiativen werden derzeit weltweit vorangetrieben.
Gesetze werden immer komplexer. CFOs müssen daher Experten benennen, die komplexe Themen auf verständliche Art und Weise erklären können.
Um sicherzustellen, dass IT-Systeme die Anforderungen erfüllen, müssen CFOs technisch versiert sein.
Bei Compliance geht es auch um die Schaffung eines unternehmensweiten Bewusstseins, um Schulung und Einarbeitung.
Bei korrekter Planung und präziser Umsetzung kann Compliance zu einem Wettbewerbsvorteil werden