So gelingt das Onboarding neuer Mitarbeiter

Das Onboarding neuer Mitarbeiter prägt nicht nur den ersten Eindruck, sondern beeinflusst auch nachhaltig die langfristige Mitarbeiterbindung. Bevor wir tiefer in die Details eintauchen, finden Sie hier eine kurze Zusammenfassung, was ein effektives Onboarding ausmacht:

In Kürze:

• Onboarding beginnt schon vor dem ersten Arbeitstag: Pre-Onboarding sorgt für einen positiven ersten Eindruck durch klare Kommunikation und eine persönliche Begrüßung.
• Struktur: Ein strukturierter erster Arbeitstag und kontinuierliche Integration helfen neuen Mitarbeitenden, sich sicher, eingebunden und auf die Unternehmensziele ausgerichtet zu fühlen.
• Erfolg messen: Feedback, Umfragen und Checklisten unterstützen die kontinuierliche Verbesserung des Onboardings und stärken die Mitarbeiterbindung.
• Häufige Fehler vermeiden: Dazu gehören mangelnde Vorbereitung, unklare Kommunikation und das Onboarding als einmaliges Ereignes zu betrachten.

Was ist Onboarding?

Onboarding ist der Prozess, bei dem neue Mitarbeitende in ein Unternehmen willkommen geheißen werden. Er umfasst alle Schritte, die Ihnen helfen, sich in ihrer Rolle einzufinden, das Team kennenzulernen und die Unternehmenskultur sowie die Ziele des Unternehmens zu verstehen. Onboarding ist kein einmaliges Ereignis. Es ist ein längerer, gezielt gestalteter Prozess, der neuen Mitarbeitenden das Gefühl gibt, unterstützt zu werden und bereit zu sein, einen Beitrag zu leisten. 

Obwohl die Personalabteilung (HR) eine zentrale Rolle spielt, ist Onboarding eine gemeinsame Verantwortung der gesamten Organisation: Manager, Teamleiter und Kolleg:innen tragen alle dazu bei, dass neue Mitarbeitende sich verbunden und sicher in ihrer Rolle fühlen.

Ein gelungenes Onboarding kann die gesamte Mitarbeitererfahrung entscheidend prägen. Kürzlich haben wir unseren Onboarding-Leitfaden veröffentlicht, der wertvolle Einblicke, Daten und praktische Tools für HR-Profis und Führungskräfte enthält. Der Leitfaden erklärt den Onboarding-Prozess, beschreibt die wichtigsten Phasen und zeigt, wie er Ihrem Unternehmen beim Wachstum helfen kann. Um den vollständigen Leitfaden zu lesen, können Sie Ihn hier herunterladen.

Wie sieht ein erfolgreicher Onboarding-Prozess aus?

Ein erfolgreiches Onboarding besteht in der Regel aus mehreren Phasen. Jede Phase trägt dazu bei, den Übergang für neue Mitarbeitende reibungslos zu gestalten. Die wichtigsten Phasen sind:

Vorbereitung vor dem ersten Arbeitstag

Die Onboarding-Reise beginnt schon vor dem ersten Arbeitstag. Wenn Pre-Onboarding richtig umgesetzt wird, kommen neue Mitarbeitende informiert, wertgeschätzt und motiviert im Unternehmen an.

• Praktische Informationen: Laut einer Studie von Michael Page geben 78 % der frisch eingestellten Mitarbeitenden an, dass es für sie entscheidend ist, bereits im Voraus Informationen über ihren ersten Arbeitstag zu erhalten.
• Persönliche Note: Senden Sie eine personalisierte Willkommens-E-Mail oder ein Begrüßungspaket mit Unternehmensmaterialien oder dem Einarbeitungsplan. Das vermittelt Wertschätzung und steigert die Vorfreude auf den Start im Team.

Der erste Tag

Der erste Arbeitstag setzt den Ton. Es ist entscheidend, dass sich neue Mitarbeitende willkommen, eingebunden und sicher in ihrer Entscheidung fühlen, Teil des Unternehmens geworden zu sein.

• Herausforderungen: 67 % der neuen Mitarbeitenden geben an, dass an ihrem ersten Arbeitstag kein Begrüßungsevent organisiert wurde. 35 % haben nach dem ersten Tag bereits überlegt, das Unternehmen wieder zu verlassen.
• Lösungen: Weisen Sie einen Onboarding-Buddy zu, erstellen Sie einen klaren Tagesablauf und organisieren Sie ein kleines Willkommens-Event. Diese einfachen Maßnahmen können einen großen Unterschied machen.

Integration

Diese Phase stützt sich stark auf Führungskräfte und Kolleg:innen, die fortlaufende Unterstützung, Orientierung und Verbindung bieten.

• Praktisches Wissen: Teilen Sie Unternehmensziele, Verhaltensrichtlinien, Werte, Ethikrichtlinien und Informationen zu relevanten Tools oder Software.
• Persönliche Entwicklung: Legen Sie rollenbezogene Ziele fest und bieten Sie Mentoring oder Coaching an.
• Soziale Integration: Laden Sie neue Mitarbeitende zu Firmenveranstaltungen, Team-Lunches oder informellen Treffen ein, um Beziehungen aufzubauen und das Zugehörigkeitsgefühl zu stärken.
• Remote Onboarding: 58 % der neuen Mitarbeitenden empfinden virtuelles Onboarding als weniger effektiv. Fördern Sie daher die Bindung durch regelmäßige virtuelle Treffen, Onboarding-Buddys und kreative Welcome Kits.

Laut Small Business Trends dauert ein typischer Onboarding-Prozess im Durchschnitt drei bis sechs Monate. Einige Unternehmen verlängern den Prozess sogar über sechs Monate hinaus, um eine tiefergehende Integration und langfristigen Erfolg zu gewährleisten. 

Erfolg messen und kontinuierliche Verbesserung vorantreiben

Die Erfolgsmessung des Onboardings trägt maßgeblich dazu bei, eine unterstützende Arbeitsumgebung zu schaffen, die Fluktuation zu reduzieren und die Leistungsfähigkeit neuer Mitarbeitender schneller zu steigern. Gleichzeitig hilft sie dabei zu erkennen, was gut funktioniert und wo Verbesserungsbedarf besteht, um das Onboarding-Erlebnis nachhaltig zu optimieren.

So können Sie Onboarding messen und verbessern:

Onboarding-Feedback: Bitten Sie neue Mitarbeitende aktiv um ihre Rückmeldungen. Ihre Perspektiven helfen dabei, den Prozess gezielt zu verbessern.

Umfragen: Erfassen Sie, wie sich neue Mitarbeitende während des Onboardings fühlen. Insbesondere hinsichtlich Klarheit, Unterstützung und Integration ins Team.

Checklisten: Nutzen Sie strukturierte Checklisten, um sicherzustellen, dass alle wichtigen Schritte eingehalten werden und jede neue Fachkraft ein konsistentes Onboarding-Erlebnis erhält.

Kontinuierliche Verbesserung: Nutzen Sie die gesammelten Erkenntnisse, um das Onboarding regelmäßig zu überprüfen, anzupassen und aktuell zu halten.

Wie können Sie neue Mitarbeitende ab dem ersten Tag erfolgreich unterstützen? 

Der erste Eindruck zählt: Viele Mitarbeitende haben schon nach dem ersten Arbeitstag darüber nachgedacht, das Unternehmen zu verlassen, und fast ein Viertel berichtete, dass sie während des Onboardings nicht ausreichend unterstützt wurden. 

Typische Fehler, wie das Versenden von Unterlagen ohne Erklärung oder die Behandlung des Onboardings als einmalige Aufgabe, führen schnell dazu, dass sich neue Mitarbeitende unsicher, überfordert oder nicht verbunden fühlen.

Ein klar strukturierter und gut geplanter Onboarding-Prozess hilft, diese Probleme zu vermeiden und fördert von Anfang an eine starke Bindung, Motivation und Engagement.

Praktische Maßnahmen, wie Führungskräfte einen starken Start ermöglichen können:

• Gut vorbereitet sein: Stellen Sie sicher, dass alle Tools, Zugänge und ein klarer Tagesplan vor dem Eintreffen der neuen Mitarbeitenden bereitstehen. Weisen Sie zudem einen Buddy zu, der sie in der ersten Woche unterstützt.
• Verbindungen aufbauen: Planen Sie informelle Gespräche, Team-Lunches und soziale Vorstellungsrunden ein. Solche Momente fördern Vertrauen und ein Gefühl der Zugehörigkeit.
• Erwartungen klären: Legen Sie Ziele frühzeitig fest und erklären Sie, wie die Rolle zum Erfolg des Teams beiträgt.
• Regelmäßig nachfassen: Häufiges Feedback gibt neuen Mitarbeitenden Sicherheit und bietet Führungskräften die Möglichkeit, das Onboarding-Erlebnis anzupassen und zu verbessern.

Ein strukturierter und durchdachter Onboarding-Plan stärkt das Vertrauen, die Motivation und die langfristige Bindung der Mitarbeitenden. Für einen umfassendes Überblick können Sie unseren Onboarding-Leitfaden herunterladen. Er enthält Strategien und Daten für alle wichtigen Phasen und hilft Ihnen, ein Programm zu entwickeln, das langfristigen Erfolg sicherstellt.